HR-платформа замість інтранету, чатів і таблиць

Почали з керівництва: як усе влаштовано зараз, де бракує загальної картини щодо людей, що доводиться збирати й робити вручну та на що йде найбільше часу. Окремо подивилися, чого не вистачає новим працівникам, коли вони приходять у компанію, і як люди знаходять інформацію одне про одного.

За підсумками написали техзавдання: хто що бачить у системі та як перевіримо, що все працює. Лише потім узялися за код.

На головному екрані одразу видно всіх: хто в офісі, хто працює дистанційно, хто у відпустці, на лікарняному чи у відрядженні. У календарі можна відкрити весь рік і побачити, чиї відпустки й відсутності накладаються.

Під ним інтерактивна оргструктура. Одна людина може підпорядковуватися одразу кільком керівникам: прямому, функціональному й тимчасовому, на один проєкт. Саме так працює ця група.

У кожному профілі є посада, контакти, Telegram, дата прийняття на роботу й історія статусів. Дані підтягуються з корпоративного довідника, вдруге їх вручну не вводять. А ще працівник може позначити, як почувається, і керівник побачить, якщо комусь важко кілька тижнів поспіль.

Вісім типів заявок: від оплачуваної відпустки до військової служби й позначки відпрацьованих днів. Маршрути погодження налаштовують за ролями, одного жорсткого ланцюжка немає. Ліміти днів і державні свята в кожної країни свої.

Перед погодженням система перевіряє, чи вистачить людей в офісі. Якщо ні, одразу відхиляє заявку й пише причину. Погоджена відпустка сама потрапляє в особистий Google Calendar працівника. Відпрацьовані дні позначають того ж дня, і до кінця місяця оплату вже пораховано.

Працівник прямо в Telegram позначає лікарняний, дистанційну роботу чи вихід в офіс, а керівник і колеги з офісу одразу отримують сповіщення.

Без логінів і паролів: особу підтверджує сам Telegram. Уся платформа відкривається в ньому як мінізастосунок, одним натисканням з чату, де команда й так працює.

У компанії такого розміру правила змінюються кожні кілька місяців: то нова кадрова політика, то обов’язкове навчання. Коли документи розкидані по чатах і особистих дисках, чинною вважають ту версію, яку хтось пам’ятає. А іншим програмам вона взагалі недоступна.

Тому всі правила живуть на платформі, поруч із даними про людей. До бази знань додають політики, інструкції, записи навчання, документи й посилання. Можна завантажувати звичайні текстові файли й готові HTML-сторінки, тож матеріали з NotebookLM і схожих сервісів переносяться як є, з графіками й відео.

Дані про людей і база знань відкриті іншим програмам через один API: чотири точки доступу, по одній на кожен тип даних, і всі лише для читання. Ключ видають на одну точку, а не на всю систему, і директор відкликає його одним натисканням. Записати через API нічого не можна: облік веде платформа, решта програм лише читає.

Два підключення група зробила вже без нас. Їхній трекер робочих годин перестав просити звіти в тих, хто на лікарняному: тепер він знає, хто відсутній. А їхній розробник робить на тому самому API власний Telegram-застосунок.

«Одна база, якій можна довіряти, має бути доступна і команді, і ШІ-агентам.»Засновник (переклад з англійської)

Вісім ролей і понад 20 окремих прав доступу. Щоб бачити зарплати й погоджувати відпустки, потрібні різні права. Жодна роль не відкриває все одразу.

Дані про здоров’я та оплату захищені в самій базі даних, а не лише в застосунку. Навіть якщо розробник помилиться, працівник не побачить чужої зарплати. Власник у системи рівно один, і це гарантує сама база.

Ще є журнал змін, нічні й щотижневі резервні копії, а дані можна відкотити на будь-який момент. Раз на тиждень скрипт розгортає копію та звіряє дані, щоб у потрібний день вона не виявилася порожньою.

У панелі адміністратора дванадцять розділів. Серед них правила відпусток, офіси й відділи, ролі та права доступу, маршрути погодження, сповіщення, інтеграції й ключі API.