Від ручної обробки замовлень до операції в один дотик
B2B-операція FIZI зростала, а пропускна здатність ні. Тепер вони підключають нових клієнтів, не додаючи жодної години роботи менеджера.
Нікіта Жилкін та Кіра Гусак, співзасновники DigX Agency
Виклик
200+ B2B-клієнтів з персональними цінами й умовами. Замовлення через email, WhatsApp, Instagram, телефон. Кожне потребувало 20 хвилин ручної обробки.
6-крокова процедура на кожне замовлення
Рахунок, відправка на фулфілмент, запис у таблицю, трекінг. Шість ручних кроків на кожне замовлення, для кожного клієнта.
Немає єдиного джерела правди
Персональні ціни, пороги доставки та податкові умови зберігалися в головах людей і таблицях.
Масштабування означало найм
Більше клієнтів означало більше годин роботи менеджера.
Що ми побудували
Повноцінну B2B-платформу з трьома інтегрованими шарами: клієнтський портал, адмін-панель та автоматизаційний двигун. Все підключено до наявних інструментів.
B2B клієнтський портал
Особистий кабінет зі своїми цінами, історією замовлень та архівом рахунків. Замовлення, відстеження, прогрес до безкоштовної доставки. Без звернення до команди.
Каталог для клієнтів: фото товарів, кількість і кошик у реальному часі
Перевірка замовлення: позиції та попередній перегляд автоматично сформованого рахунку
Адмін-панель
Створення, підтвердження та редагування замовлень, управління ціновими рівнями, підключення клієнтів та моніторинг ланцюга замовлень у реальному часі.
Огляд панелі керування: замовлення, виторг та активні клієнти
Керування замовленнями: відстеження статусів, деталі доставки та виставлення рахунків
Створення замовлень від імені клієнта прямо з каталогу
Акції: промокоди, знижки та терміни дії
Вбудована локалізація: усі тексти інтерфейсу англійською та іспанською
Автоматизаційний двигун
Сім процесів на увесь цикл: підтвердження в Telegram, генерація рахунків, чернетка в Shopify, фулфілмент, реєстр, синхронізація трекінгу.
Сповіщення про нове замовлення в Telegram: підтвердьте або відхиліть одним дотиком
Чернетка замовлення в Shopify створюється автоматично після підтвердження
Відстеження доставки синхронізується між платформою та Shopify, з оновленням у сповіщеннях клієнту
Від замовлення до доставки за 7 кроків
З моменту, коли клієнт натискає „Оформити замовлення“, до отримання посилки, кожен крок автоматизований, відстежується і видимий.
Замовлення → Підтвердження
Клієнт оформлює замовлення
Клієнт переглядає персоналізований каталог, додає товари в кошик і відправляє. Кожен клієнт бачить свої узгоджені ціни.
Webhook спрацьовує
Дані замовлення, позиції та попередній перегляд PDF-рахунку упаковуються і відправляються в систему автоматизації.
Повідомлення в Telegram
Адміністратор отримує повне резюме замовлення з прикріпленим PDF і двома кнопками: Підтвердити або Відхилити.
Підтвердження одним натисканням
Адміністратор перевіряє і підтверджує прямо в Telegram. Одне натискання запускає всі наступні дії.
⚡ Після підтвердження, 4 дії запускаються одночасно
Рахунок надіслано
Автоматично згенерований PDF-рахунок надсилається на білінговий email клієнта через Resend.
Чернетка замовлення Shopify
Чернетка замовлення створюється з правильними SKU, кількостями та B2B-тегами для дистрибʼютора.
Реєстр оновлено
Новий рядок додається до фінансової таблиці з сумою замовлення, податком і даними клієнта.
Статус оновлено
Статус замовлення змінюється на „підтверджено“ в базі даних. Клієнт бачить оновлення на своєму порталі.
Виконання → Доставка
Дистрибʼютор відправляє
Дистрибʼютор завершує чернетку замовлення Shopify і додає номер відстеження від Correos Express або GLS.
Відстеження синхронізовано
Webhook Shopify спрацьовує. n8n підхоплює номер відстеження і синхронізує його з базою даних платформи.
Клієнт відстежує доставку
Кнопка „Відстежити відправлення“ з’являється на порталі клієнта з прямим посиланням на сторінку перевізника.
Результати
1 000+ годин економії на рік. 6-крокова ручна процедура тепер зводиться до двох кліків. Підтвердити в Telegram, дозволити відправку. Готово.
6-крокова ручна процедура тепер зводиться до двох кліків. Підтвердити в Telegram, дозволити відправку. Готово.
Клієнти бачать, скільки залишилося до безкоштовної доставки, і замовляють більше за сесію.
Клієнти оформлюють замовлення самостійно, рахунки генеруються і доставляються автоматично, кожен рахунок зберігається в кабінеті. Бухгалтерія клієнта має все в одному місці. Відстеження доставки видиме.
Масштабування не потребує додаткових людей.
Зі зростанням клієнтської бази з 55 до 200+ платформа бере навантаження на себе без нових наймів. При 200 клієнтах ручний еквівалент вимагав би 2 штатних працівників.
Ваша зовнішня технічна команда для операційних змін.
Закриваємо технічну та стратегічну частини ШІ-трансформації. Ми проєктуємо рішення, які справді працюють у бізнесі, впроваджуємо їх під ключ і ніколи не ускладнюємо там, де можна зробити простіше.