Один менеджер. Четыре отдела. Полная автоматизация.
Matcha Si расширяла оптовую сеть по Сербии, одновременно ведя продажи, поддержку клиентов, склад и финансы вручную. Мы провели аудит всей операции и перестроили ее.
Никита Жилкин и Кира Гусак, сооснователи DigX Agency
Проблема
B2B-клиенты по Сербии с персональными ценами. Параллельно B2C, партнёрские запросы и многоканальный склад. Все вручную через email, мессенджеры и таблицы.
Каждый B2B-заказ обрабатывался вручную
Персональный счёт для клиента, ручное обновление склада, передача курьеру. 15-20 минут на заказ, без исключений.
Входящие партнёрства обрабатывались вручную
3-4 новых запроса в день, каждый требовал переписки, квалификации и внесения в CRM.
Склад жил в таблицах
Никакой синхронизации между Shopify, B2B-оптом и прямыми заказами. Расхождения в остатках были постоянными.
Два менеджера на все
Поддержка клиентов, обработка заказов, аутрич продаж, финансовая отчётность. Все держалось на людях, а не на системах.
Четыре отдела. Один оператор.
Мы провели аудит продаж, поддержки клиентов, склада и финансов, а затем перестроили каждое направление так, чтобы оно работало без ручного участия. То, что раньше требовало двух менеджеров, теперь делает один.
Продажи
Заказы вручную через email, Telegram и Instagram.
B2B-портал самообслуживания со своим ценовым уровнем для каждого клиента и автоматическими напоминаниями о повторных заказах.
Поддержка клиентов
Каждый вопрос о цене, статусе или счёте проходил через менеджера.
Партнёры самостоятельно пользуются каталогом, историей заказов и архивом счетов.
Склад
Таблицы без синхронизации, постоянные расхождения остатков и продажи товара, которого нет на складе.
Один источник остатков, синхронизированный в реальном времени между Shopify, B2B и прямыми заказами.
Финансы
Счета и отчётность вручную, клиент за клиентом.
Автоматически сгенерированные сербские счета, живой реестр счетов и дашборды в реальном времени.
Один оператор контролирует всё.
Два менеджера стали одним. Время основателей ушло из операционки в рост и партнёрства.
Что мы построили
Полноценная операционная платформа из четырёх блоков: B2B-портал самообслуживания для заказов, управление клиентами и заказами, движок автоматизации и финансовые дашборды в реальном времени. Всё подключено к Shopify, Telegram и существующим инструментам команды.
B2B-портал заказов
Каждый оптовый партнёр получает личный портал со своим ценовым уровнем, порогом бесплатной доставки и полной историей заказов и счетов. Партнёры оформляют заказы самостоятельно, без WhatsApp и бесконечной переписки.
- Ценовые уровни для каждого клиента применяются автоматически
- Видно, сколько осталось до следующей скидки и бесплатной доставки
- Каталог, корзина и оформление в режиме самообслуживания
Каталог клиента: цены для каждого партнёра, фото товаров и живая корзина
Корзина автоматически применяет скидку уровня партнёра по мере роста заказа
CRM и жизненный цикл клиента
Вся работа с партнёром в одном месте: подключение новых клиентов, настройка индивидуальных цен, создание заказов от их имени и контроль всей воронки.
- Подключение партнёров и настройка индивидуальных цен
- Создание заказов от имени партнёра
- Контроль каждого заказа от оформления до оплаты
Каждый заказ в одной воронке: статус подтверждения, статус оплаты и сумма
Администратор создаёт заказ от имени партнёра с живым расчётом цен
Автоматизация
Движок, который стоит за всем. По каждому новому заказу в Telegram приходит запрос: подтвердить можно одним касанием. Подтверждение автоматически генерирует сербский счёт и отправляет его на email. Напоминания о повторном заказе уходят, когда партнёр замолкает, а B2C-заказы из Telegram-канала распознаются автоматически.
- Подтверждение заказа в одно касание в Telegram
- Счёт генерируется и отправляется на email после подтверждения
- Напоминания о повторных заказах и распознавание B2C-заказов
Новый заказ: подтвердите или отклоните одним касанием, дальше счёт отправляется сам
Автоматические напоминания о повторных заказах и B2C-заказы, распознанные из Telegram-канала
Финансовые дашборды
Заказы, выручка и активные партнёры как на ладони, а также полная воронка по каждому партнёру и автоматически сгенерированные сербские счета Faktura. Всё обновляется в реальном времени, без ручного ввода данных.
- Заказы, выручка и активные клиенты на одном экране
- Полная воронка заказов по каждому партнёру
- Автоматически сгенерированные сербские счета Faktura
Заказы, выручка и активные партнёры на одном экране, обновляются в реальном времени
Управление товарами и остатками по всему каталогу
Результаты
Четыре отдела трансформированы. Один менеджер управляет тем, что раньше требовало двух. Воронка продаж растет на автопилоте.
Один менеджер теперь управляет тем, что раньше требовало двух. Время основателя перенаправлено с операционки на рост и партнёрства.
Обработка заказов, партнёрские запросы, сверка склада, поддержка клиентов и финансовая отчётность. Все автоматизировано.
Отправляются автоматически. 20% конвертируются в новых B2B-партнёров. Воронка продаж растет без усилий со стороны продаж.
Складские остатки синхронизируются по всем каналам в реальном времени. Никакого оверсела, никакой ручной сверки.
До и после
Ваша внешняя техническая команда для операционных изменений.
Закрываем техническую и стратегическую часть AI-трансформации. Мы проектируем решения, которые действительно работают в бизнесе, внедряем их под ключ и никогда не усложняем там, где можно сделать проще.