HR-платформа вместо интранета, чатов и таблиц

Начали с руководства: как всё устроено сейчас, где не хватает общей картины по людям, что приходится собирать и делать руками и на что уходит больше всего времени. Отдельно посмотрели, чего не хватает новым сотрудникам, когда они приходят в компанию, и как люди находят информацию друг о друге.

По итогам написали техзадание: кто что видит в системе и как проверим, что всё работает. Только потом взялись за код.

На главном экране сразу видно всех: кто в офисе, кто работает удалённо, кто в отпуске, на больничном или в командировке. В календаре можно открыть весь год и увидеть, чьи отпуска и отсутствия пересекаются.

Под ним интерактивная оргструктура. Один человек может подчиняться сразу нескольким руководителям: прямому, функциональному и временному, на один проект. Именно так работает эта группа.

В каждом профиле есть должность, контакты, Telegram, дата приёма на работу и история статусов. Данные подтягиваются из корпоративного справочника, второй раз их вручную не вводят. А ещё сотрудник может отметить, как он себя чувствует, и руководитель увидит, если кому-то тяжело несколько недель подряд.

Восемь типов заявок: от оплачиваемого отпуска до военной службы и отметки отработанных дней. Маршруты согласования настраивают под роли, одной жёсткой цепочки нет. Лимиты дней и государственные праздники для каждой страны свои.

Перед согласованием система проверяет, хватит ли людей в офисе. Если нет, сразу отклоняет заявку и пишет причину. Согласованный отпуск сам попадает в личный Google Calendar сотрудника. Отработанные дни отмечаются в тот же день, и к концу месяца оплата уже посчитана.

Сотрудник прямо в Telegram отмечает больничный, удалённую работу или выход в офис, а руководитель и коллеги по офису сразу получают уведомление.

Без логинов и паролей: личность подтверждает сам Telegram. Вся платформа открывается в нём как мини-приложение, в одно нажатие из чата, где команда и так работает.

В компании такого размера правила меняются каждые несколько месяцев: то новая кадровая политика, то обязательное обучение. Когда документы разбросаны по чатам и личным дискам, действующей считают ту версию, которую кто-то помнит. А другим программам она вообще недоступна.

Поэтому все правила живут в платформе, рядом с данными о людях. В базу знаний добавляют политики, инструкции, записи обучения, документы и ссылки. Можно загружать обычные текстовые файлы и готовые HTML-страницы, так что материалы из NotebookLM и похожих сервисов переносятся как есть, с графиками и видео.

Данные о людях и база знаний открыты другим программам через один API: четыре точки доступа, по одной на каждый тип данных, и все только на чтение. Ключ выдают на одну точку, а не на всю систему, и директор отзывает его одним нажатием. Записать через API ничего нельзя: учёт ведёт платформа, остальные программы только читают.

Два подключения группа сделала уже без нас. Их трекер рабочих часов перестал просить отчёты у тех, кто на больничном: теперь он знает, кто отсутствует. А их разработчик делает на том же API своё Telegram-приложение.

«Одна база, которой можно верить, должна быть доступна и команде, и ИИ-агентам.»Основатель (перевод с английского)

Восемь ролей и более 20 отдельных прав доступа. Чтобы видеть зарплаты и согласовывать отпуска, нужны разные права. Ни одна роль не открывает всё сразу.

Данные о здоровье и оплате защищены в самой базе данных, а не только в приложении. Даже если разработчик ошибётся, сотрудник не увидит чужую зарплату. Владелец у системы ровно один, и это гарантирует сама база.

Ещё есть журнал изменений, ночные и еженедельные резервные копии, а данные можно откатить на любой момент. Раз в неделю скрипт разворачивает копию и сверяет данные, чтобы в нужный день она не оказалась пустой.

В панели администратора двенадцать разделов. Среди них правила отпусков, офисы и отделы, роли и права доступа, маршруты согласования, уведомления, интеграции и ключи API.